Будущее за командной работой и живым общением. Интервью Джона Хьюза

Джон Хьюз директор ARC SteelcaseДжон Хьюз рассказывает о том, как правильная организация коммуникаций помогает сделать бизнес более эффективным.

Джон Хьюз возглавляет компанию ARC Steelcase (Applied Research & Consulting), которая оказывает всесторонние консультации в сфере организации рабочего пространства и бизнес-процессов. Джон Хьюз регулярно проводит семинары для ключевых клиентов Steelcase в мире. Он принял участие в бизнес-сессии «Высокоэффективное сотрудничество» в московском представительстве компании PricewaterhouseCoopers и рассказал участникам встречи, как правильная организация коммуникаций в офисе способствует значительному улучшению бизнеса.
 

Во многих западных и российских компаниях активно продвигается идея тесного общения между работниками. Ведь уже доказано, что эффективные бизнес-идеи чаще рождаются в команде. Какие ошибки допускают руководители, стремящиеся наладить деловую коммуникацию в офисе?

Джон Хьюз: чаще всего они пытаются добиться эффективного общения между подчиненными в уже существующем рабочем пространстве: выделяют больше места для переговорных комнат, организуют дополнительные мягкие зоны в общественных местах. Однако такие зоны не всегда оборудуют Wi-Fi , в то время как именно технологии играют значительную роль в процессе рабочего взаимодействия. Надо понимать, что работа в команде редко происходит в переговорных комнатах. Сотрудничество в настоящее время перманентно, оно длится на протяжении всего рабочего дня, оно часто бывает не запланированным, а спонтанным и происходит в любой части офисного пространства: за рабочими столами, в коридорах или в кафетериях с помощью телефона и интернет-технологий. Поэтому наравне с правильными мебельными решениями необходимо создавать сотрудникам оптимальные технические условия.

Редко учитывается тот факт, что только равный доступ к информации имеет решающее значение для эффективной коммуникации. Скажем, в помещение для брейнсторминга лучше поставить круглый стол (важен контакт глаза в глаза) и медиапанель с возможностью проецирования информации на противоположную стену. В таком пространстве совместная работа будет эффективнее, чем в обычных переговорных комнатах.

Джон Хьюз директор ARC Steelcase

Сколько человек надо посадить за стол, чтобы сделать работу эффективной?

Джон Хьюз: однозначного мнения на этот счет нет. Например, основатель Amazon.com Джефри Бэзос считает, что оптимальное количество человек в команде равно двум пиццам, то есть по его расчетам это 5-8 человек. В Google существует практика создавать рабочие команды от 2 до 5 человек. На мой взгляд, идеальная команда должна состоять из 4-8 человек из разных отделов. Например, в одном из проектов Boeing участвовала подобная команда из представителей производственного и инженерного отделов, которым совместными усилиями удалось сократить время на разработку нового продукта почти на 50%.

Каким требованиям должно отвечать рабочее пространство в офисе, чтобы взаимодействие сотрудников было на высоком уровне?

Джон Хьюз: эти требования лучше всего сформулированы в книге «Компания — создатель знания» Икуджиро Нонака и Хиротака Такеучи. На примере японских корпораций они убедительно доказывают, что сотрудничество и обмен знаниями, которые являются сегодня ключом к успеху в бизнесе, не могут произойти автоматически. Обмен знаниями в модели Нонака-Такеучи проходит четыре этапа: уединенная работа, обучение и тренинги, создание доверительных отношений и, наконец, работа в команде. Для каждого этапа должны быть созданы свои пространственные условия.

Для многих компаний такой подход значит полный пересмотр концепции управления. Сколько в среднем займет исследование работы компании и сколько времени уйдет на разработку новой стратегии поведения и организации офисного пространства, к примеру, в офисе на 1000 человек?

Джон Хьюз: процесс разработки стратегии в каждом случае индивидуален и зависит от того, насколько компания хочет изменить организацию своей работы. В данном случае разработка стратегии занимает, как правило, от 2 до 4 месяцев, на обсуждения, согласования и мокапы отводится еще от 2 месяцев до полугода. Хочу отметить, что порой нужны незначительные изменения в менеджменте компании. Эффективной может быть организация и с жесткой бюрократической и иерархической структурой, но только при одном условии: если для важных проектов будут создаваться рабочие команды из представителей разных департаментов, которые на время проекта будут подчиняться только одному руководителю команды.

То есть будущее за неформализованными знаниями — обменом опытом, общением «вживую», а не компьютерными программами и системами?

Джон Хьюз: совершенно верно. Технологии только помогают достичь главной цели — эффективного сотрудничества. Вот наглядный пример: в США, где офисные компьютеризированные системы общения получили большее распространение, чем в той же Японии, в середине 1990-х годов проводились обширные сокращения за счет увольнения пожилых сотрудников, которые унесли с собой невысказанные идеи и неформализованный опыт и оставили в компании определенный вакуум. В большинстве случаев их пришлось принять на работу вновь, но уже в качестве консультантов.

Интервью — Мария Веденичева, OfficeNEXT