Опыт создания эффективной рабочей среды — итоговая бизнес-сессия в новом офисе Siemens

Новый московский офис компании Siemens, получивший премию Best Office Awards в номинации «Организация пространства», продолжает вызывать большой интерес бизнес-сообщества. Очередная экскурсия по офису была приурочена бизнес-сессии, организованной компаниями Steelcase, Office Solutions и Siemens. Эксперты компаний рассказали о мировых трендах в создании эффективной рабочей среды и реальном опыте команды Siemens по оптимизации бизнес-процессов.

Ральф Маеклер, Директор по работе с глобальными корпоративными клиентами Steelcase, в презентации «Объединяющее рабочее пространство», представил анализ актуальных вызовов времени. Он отметил, что движущими факторами преобразования современного мира становится широкое распространение новых технологий; увеличение глобальной интеграции (когда производство осуществляет распределенная команда в разных странах мира), расширение услуг на аутсорсинге и общее усложнение трудовых процессов. Как следствие, — усилившийся стресс и увеличение потребности людей в рабочих местах, сохраняющих здоровье и продуктивность.

Опыт создания эффективной рабочей среды - итоговая бизнес-сессия в новом офисе Siemens

Как сделать рабочее место привлекательным для высококлассных специалистов? Согласно исследованиям, проведенным в Steelcase, поколению Y важно мотивирующее пространство, в котором комфортно трудиться и общаться, максимально используя передовые технологии. В Siemens, например, организованы места для работы в малых группах и генерации решений, сосредоточенного анализа и проведения видеоконференций, общественные зоны занимают 73% площади офиса.

Опыт создания эффективной рабочей среды - итоговая бизнес-сессия в новом офисе Siemens

Вера Круглова, объект-менеджер Siemens, в своей презентации обратила внимание на ряд решений, позволивших компании интенсифицировать бизнес-процессы. Новый офис собрал рассредоточенные по Москве подразделения (вместо восьми их стало три), что позволило улучшить коммуникацию и минимизировать текучку персонала. Благодаря введению электронного документооборота и отказа от использования папок удалось избавиться от десятков тонн бумаги, высвободив площадь для рабочих мест.

Ольга Труфанова, ведущий руководитель проекта компании Siemens, подчеркнула важность реализации новой концепции решения IT-задач, которая позволила расширить практику удаленной работы. У сотрудников Siemens нет привязки к рабочим станциям. Вместо персональных компьютеров на столах — ноутбуки. Высокой степени мобильности способствует внедрение системы IP-телефонии: любому из стационарных телефонов на время работы можно «присвоить» личный номер, введя pin-код с пропуска.

Состоявшаяся после выступлений экскурсия по типовым этажам представила шанс оценить решения в действии. Siemens полностью занимает 6-этажный бизнес-центр на Б. Татарской, так что ничто не мешало компании максимально адаптировать здание к своим потребностям: предусмотреть возможность переоборудования атриума в конференц-центр, организовать корпоративную столовую и обеcпечить wi-fi c доступом в корпоративную сеть. Многих гостей бизнес-сессии удивило свободное расположение рабочих станций (на рабочее место приходится около 12 кв. м), некоторые из которых пока не заняты. С одной стороны, это объясняется тем, что офис сделан «навырост». В ближайшие три года в российские проекты Siemens планируется инвестировать более 1 млрд. евро (за полгода работы на новом месте штат компании уже увеличился с 1200 до 1300 человек). С другой стороны, — ощущение свободы возникает благодаря реализованной концепции «открытого офисного ландшафта», с делением опен спейс на разные функциональные зоны.

Несмотря на то, что в пределах офиса люди могут работать в любой точке, их привязка к своему подразделению сохраняется за счет организации «якорных зон». В роли таких «якорей» выступают архивные шкафы, расположенные напротив рабочих мест. Конфиденциальные документы содержат в запирающихся ящиках, остальные материалы — на открытых полках.


Принятая концепция пространства позволила в новом офисе сократить число кабинетов со 110 до 30: индивидуальное пространство есть только у топ-менеджеров. Интересно, что когда руководитель отдела отсутствует (в командировке или на переговорах), его кабинет разрешено использовать любому сотруднику. Для уединенной работы доступны также небольшие переговорные на рабочих этажах, называемые think-tank.

Опыт создания эффективной рабочей среды - итоговая бизнес-сессия в новом офисе Siemens

На вопросы OfficeNEXT ответил Михаил Хорович, Руководитель отдела недвижимости Siemens. У Siemens много направлений, среди которых и медицина, и транспорт, и энергетика. Есть ли приоритет у какого-то из них в России? В настоящий момент очень серьезно развивается энергетика, а также все, что связано со скоростными поездами. Подписан контракт на поставку пригородных электричек для Олимпиады в Сочи, которые будут называться «Ласточка», а также договор на их обслуживание в течение 30 лет.

Вы не почувствовали снижения результативности при введении практики удаленной работы? Нет. У нас такая система нормально работает. Задача руководителей — контролировать подчиненных, поручать им правильные задания. Человеку, который не дает ожидаемых результатов, можно просто заблокировать возможность работать удаленно. Но пока таких прецедентов не было.

Одно из ярких нововведений в офисе — рабочие столы с регулируемой высотой от Steelcase. Скажите, сотрудники пользуются этой опцией? Не только пользуются, но и с большой благодарностью относятся к работодателю, который о ней позаботился. Есть даже те, кто предпочитает большую часть дня проводить стоя. У регулируемых столов есть еще один плюс — когда возникает необходимость спонтанной коммуникации, столешницу поднимают и стол превращается в переговорный.

А не раздражает ли людей в опен спейс то, что столы у всех на разном уровне? Нет, в данном случае перегородка между местами создает определенную завесу. Сотрудники видят друг друга краем глаза, так что все вполне комфортно.

Еще одно нетипичное для российских офисов новшество — использование на рабочих местах торшеров. Чем обусловлен такой выбор? Торшеры дают равномерную освещенность, у них есть датчик движения/присутствия и возможность регулировки светового потока. Таймер можно настроить на выключение через 10-20 мин после ухода человека. Так что специально следить за выключением света не нужно. Наше здание построено в соответствии с американским экостандартом LEED, и мы очень ответственно подходим к экономии ресурсов. В настоящий момент дорабатываем систему Green Building Monitor, которая будет собирать статистику потребления света, тепла и воды. Данные будут анализироваться ежедневно, ежемесячно и ежегодно в разряде всех потребляемых ресурсов.

Опыт создания эффективной рабочей среды - итоговая бизнес-сессия в новом офисе Siemens

Виктория Тедеева, менеджер по работе с корпоративными клиентами, Office Solutions: Siemens — крупная международная компания. В разработке общей для всех офисов в мире концепции пространства были задействованы самые разные специалисты. По мнению архитектора компании Siemens Кристофа Ляйтгеба (на фото справа), из 18 офисов, где реализована новая концепция пространства, московский самый удачный. Не в последнюю очередь это связано с размещением — офис находится в отдельном здании в центре столицы. Плюс с каждым новым проектом учитывается предыдущий опыт, какие-то нюансы. Для мебельных компаний изначально тендер проводился в электронном виде, и мы были очень рады, что Steelcase вошел в тройку компаний, которых к нему допустили. Если у нас не было 100% попадания в спецификацию, мы предлагали какие-то свои решения, которые уже локальная команда Siemens в России рассматривала. Причем руководство очень активно привлекало к обсуждению сотрудников. Раньше ведь все в Siemens сидели в закрытых кабинетах по 2-4 человека, коммуникация была осложнена. Так что подготовка людей к новой системе работы требовала значительных усилий. Я помню первый mock up (образец мебели) мы поставили еще когда в этом здании шли строительные работы. Руководство и сотрудники ходили в касках, чтобы посмотреть, как будут выглядеть типовые решения — рабочие станции, хот-дески. Несмотря на то, что демонстрация образцов реальной мебели — довольно затратный подход, в случае с Siemens он полностью оправдал ожидания.

О том, что показалось наиболее интересным в офисе Siemens, OfficeNEXT рассказали гости бизнес-сессии.

Андрей Сербин, Руководитель сектора административного обеспечения офисов Мегафон: Я очень впечатлен экскурсией, в этом офисе много свежих решений. Безусловно, хорошо, что это новое здание с современными инженерными решениями. Понравились релакс-зоны на этажах, возможность выбора рабочего места в зависимости от цветового оформления, — здесь есть зеленые, оранжевые зоны. Большой плюс — отказ от бумажного документооборота. Первое, что я сделаю, приехав к себе в офис, — избавлюсь от многочисленных папок, которые по традиции стоят на рабочем месте, а используются редко.

Мне, как сотруднику службы эксплуатации, ответственному за комфорт работников, конечно, хотелось бы создать наилучшие условия труда. Среди наших опен-спейс зон есть еще такие, где мебель достаточно массивная — с высокими экранами, навесными полками. Получается, что каждый сотрудник сидит в своем маленьком кабинетике. Некоторые еще любят сдвинуть столы и шкафы так, что пройти к рабочему месту можно было только с одной стороны и то боком. Мы с этим периодически боремся, делаем обходы, возвращаем все на место. А здесь бороться не нужно, все очень комфортно.

Из проекта Siemens можно взять много интересных идей для реализации, и которые уже работают и являются успешными. Я уверен, что все дорогие решения окупаются, и кроме того сберегается здоровье сотрудников, что в конечном итоге влияет на лояльность к компании.

Евгений Тихонов, Менеджер по развитию бизнеса Sodexo: Я представляю управляющую компанию, которая занимается как эксплуатацией основных инженерных систем, так и организацией корпоративного питания, клинингом и административными услугами. Мне было очень интересно посмотреть, как устроено все это в бизнес-центре класса А. Конечно, инженерное оборудование во всем объеме мы не видели, но можно оценить поэтажное оборудование, световое решение.

На мой взгляд, торшеры, которые гаснут, когда их не используют, достаточно эффективны для энергосбережения. Особенно, если учесть, что сотрудники могут работать в ночное время. Понравилось, что документооборот переведен в электронный формат. Соответственно, это уменьшает нагрузку на службу клининга, так как не надо убирать бумаги с каждого рабочего места. Каждому сотруднику выделен достаточно объемный ящик для хранения вещей, — свободные от завалов столы легко содержать в чистоте. Было интересно посмотреть, как организована зона столовой и места для кофе-брейков и зон неформального общения с высокими диванами на этажах. Удобно сделана телефония, когда личный номер можно включить на любом из телефонов в офисе с помощью карты. Таким образом снижается нагрузка на собственную IT-службу, так как не нужно постоянно вызывать людей, чтобы что-то перенастроить. Тут много технологий, которые в совокупности оптимизируют различные процессы эксплуатации офиса и дают хороший эффект экономии.

Александр Новиков, офис-менеджер Exxon Mobil: Это достаточно необычный для Москвы офис. Мне здесь понравилось. Слышал отзывы от сотрудников, которые тоже довольны. Хотя некоторые дизайнерские решения мне показались по-немецки сдержанными и суховатыми. Exxon Mobil — самая крупная нефтяная компания в мире с офисами более чем в 80 странах. В них бывают представлены разнообразные решения для работы, я знаю, например, что есть практика использования небольших quiet-room. Насколько они нужны в российском офисе, пока сказать трудно. Вообще, если ты приходишь в офис, важно понять, зачем ты это делаешь. В Москве расположено не очень большое подразделение, в котором пока не имеет смысла устраивать сложное зонирование. Сейчас здесь в основном представительский офис. В перспективе все будет зависеть от тех задач, которые будут стоять перед нами. Когда будет запущено производство, тогда будем рассматривать новые варианты организации работы.


Источник: OfficeNext